En savoir plus sur la façon de devenir un eNotaire
Pour être notaire électronique, vous devez d'abord être un notaire public de Virginie. Si vous n'êtes pas encore notaire en Virginie, veuillez remplir le formulaire de candidature qui se trouve sur le site web du secrétaire du Commonwealth. Une fois que vous avez reçu votre certificat de commission du circuit court, vous pouvez demander à devenir notaire électronique.
Un droit de $45.00 (non remboursable) doit accompagner votre demande de notaire électronique, qui est soumise par paiement en ligne à l'aide d'une carte Visa, Mastercard ou American Express à la fin de la demande en ligne.
INSTRUCTIONS IMPORTANTES - VEUILLEZ LIRE ET COMPRENDRE
Il est important que vous preniez connaissance des informations suivantes avant d'introduire votre demande pour devenir notaire public électronique.
Il peut vous être utile de relire les pages 6-9 du 2024 Notary Handbook, ainsi que la norme d'assurance relative à la notarisation électronique, qui comprend les exigences relatives au cachet électronique, avant de procéder à votre demande.
REMARQUE : La demande de notaire électronique exige que vous fournissiez votre numéro de commission de notaire, une adresse électronique valide et votre nom tel qu'il figure sur votre certificat de commission de notaire actuel. Si vous n'êtes pas sûr de la façon dont se lit le nom de votre commission notariale actuelle, envoyez une demande par courrier électronique à notary@governor.virginia.gov.
Conformément à l'article 47.1-7 du code de Virginie, chaque candidat au titre de notaire électronique doit soumettre un formulaire d'inscription comprenant les informations suivantes :
- Les noms légaux et officiels des notaires du demandeur.
- Une description générale de la technologie ou des technologies que le candidat utilisera pour créer une signature électronique dans l'accomplissement des actes officiels en tant que notaire électronique. Le fournisseur du logiciel/matériel que vous avez choisi d'utiliser peut vous aider à fournir cette description.
- Certification de la conformité au secrétaire du Commonwealth des normes relatives aux notaires électroniques élaborées conformément à l'article 47.1-6.1, et
- Une adresse électronique valide.
Chaque candidat doit signer la demande de notaire électronique en utilisant la signature électronique décrite dans le formulaire, y compris les instructions de décryptage, les codes, les clés ou les logiciels qui permettent de lire et de vérifier la signature. La signature électronique du notaire portant le nom du notaire doit être le même nom que celui figurant sur la commission du notaire. La demande portant la signature du candidat notaire électronique doit être transmise par voie électronique au secrétaire du Commonwealth.
Le notaire électronique utilise un certificat numérique pour signer numériquement les documents électroniques devant être notariés. La signature et le sceau officiels du notaire sont constitués à la fois de la signature numérique et d'une image ou d'un texte sur le document électronique qui comprend les informations suivantes :
- le nom du notaire électronique (tel qu'il figure sur la commission du notaire)
- le numéro d'enregistrement du notaire électronique
- la mention "Notaire public électronique"
- les mots "Commonwealth de Virginie"
- la date d'expiration de la commission du notaire électronique.
Si le candidat est agréé en tant que notaire électronique et adopte une technologie différente ou actualisée pour effectuer des actes électroniques pendant la durée de son mandat, il doit en informer le secrétaire par voie électronique dans les 90 jours suivant l'installation ou l'utilisation de cette ou de ces technologies actualisées et en fournir une brève description.
Sécurité et contrôle de la signature électronique du notaire
- Un notaire électronique agréé doit prendre des mesures raisonnables pour s'assurer que tout dispositif enregistré utilisé pour créer une signature électronique est à jour et n'a pas été révoqué ou résilié par le fournisseur du logiciel ou du matériel qui fournit la signature électronique au notaire électronique.
- Le notaire électronique doit garder son registre électronique et sa signature/sceau électronique sous son contrôle exclusif et ne doit pas permettre qu'ils soient utilisés par un autre notaire ou toute autre personne. Le notaire électronique ne peut utiliser sa signature électronique que pour l'accomplissement d'actes notariés électroniques.
- Si un notaire électronique découvre que son registre, sa signature électronique, sa signature notariale physique ou électronique ou son sceau a été perdu, volé ou peut être utilisé d'une autre manière par une personne autre que le notaire, le notaire électronique doit
- informer les autorités compétentes en cas de vol ou de vandalisme,
- et le notifier par écrit au secrétaire du Commonwealth avec la signature du nom officiel du notaire tel qu'il figure sur sa commission.
Demande d'adhésion à eNotary en ligne
Une fois que vous avez rassemblé les données nécessaires pour compléter la demande, vous trouverez la demande en allant sur :
https://soc-notary.azurewebsites.net
Processus d'examen des candidatures
La procédure de demande n'est pas terminée et votre demande ne sera pas examinée tant que le bureau du secrétaire du Commonwealth n'aura pas reçu votre demande de notaire électronique, la page de signature comprenant le sceau de notaire électronique et le paiement.
Comment nous vous contacterons
Si votre demande est approuvée, vous recevrez un courriel de confirmation.
Si votre demande n'est pas approuvée, vous recevrez un courriel vous en informant.