Avant que les documents ne soient présentés au Bureau d'authentification, les signatures appropriées (signatures originales uniquement) et/ou les certificats doivent être joints. Toute correspondance présentée à l'Office d'authentification doit être accompagnée d'une lettre d'accompagnement et de la taxe appropriée.

Assurez-vous que chaque document est fixé par une agrafe ou un trombone. Nous ne pouvons pas déterminer l'organisation des pages de votre document.

Les frais d'authentification des documents s'élèvent à 10.00 par document (et non par page), à l'ordre du Secretary of the Commonwealth. S'il y a plusieurs documents signés par le même officier public (notaire, greffier adjoint, etc...) à la même date pour le même pays, les frais sont de $ 10.00 pour le premier document et de $ 5.00 pour chaque document supplémentaire. Les trop-perçus d'un montant égal ou inférieur à5 $ ne peuvent être remboursés.

Les chèques et les mandats doivent être libellés à l'ordre du secrétaire du Commonwealth.

Nous sommes maintenant ouverts pour le traitement des dossiers, uniquement sur rendez-vous. Vous devez prendre rendez-vous par l'intermédiaire de notre site web www.commonwealth.virginia.gov. et allez dans Documents officiels, puis vérifiez l'authentification et suivez les instructions pour le système de prise de rendez-vous. Notre bureau n'est pas en mesure de prendre des rendez-vous pour vous ; les rendez-vous ne peuvent être pris que par l'intermédiaire du site web.

Les rendez-vous sont possibles entre le lundi et le jeudi. Vous serez limité à 20 documents ou moins lors de votre rendez-vous. Vos documents doivent être corrects pour que nous puissions les authentifier.

En raison du nombre limité de places, nous vous demandons de limiter votre groupe à deux personnes au maximum lorsque vous vous présentez à votre rendez-vous.

Si vous n'avez pas de rendez-vous, vous ne serez pas reçu. Il n'y a pas d'exception.

Les heures de rendez-vous sont réservées aux électeurs. Les documents livrés par des courriers et des sociétés d'apostille/authentification ne seront pas traités sur rendez-vous . Une boîte de dépôt sera mise à disposition pour les documents livrés par des sociétés de messagerie ou d'authentification. Les documents déposés dans la boîte de dépôt seront renvoyés par courrier uniquement ; il n'y aura pas de service de ramassage.

Vous devez fournir une lettre de motivation et un courrier de retour prépayé et adressé (UPS, FedEx, USPS, etc.). Les documents seront traités et renvoyés dans l'enveloppe de retour fournie dans un délai de 5 à 7 jours ouvrables. Les informations manquantes, les frais manquants ou les documents mal notariés/émis entraîneront le renvoi des documents pour correction. La ou les raisons du refus seront jointes aux documents. Aucune notification préalable de rejet n'est prévue.

*Note

Tous les documents doivent satisfaire aux exigences d'authentification à votre arrivée. Veuillez lire attentivement les exigences et les motifs de rejet. Si les documents présentent des lacunes, ils ne seront pas traités. Il faudra prendre un autre rendez-vous ou suivre les instructions envoyées par courrier.

Oui, des rendez-vous sont proposés. Les horaires disponibles sont indiqués sur notre lien de programmation ci-dessous. Les rendez-vous sont limités à des électeurs individuels et ne doivent pas être programmés par des entreprises ou des coursiers.

Nos bureaux sont fermés pour tous les jours fériés fédéraux et nationaux. Les fermetures pour cause d'intempéries et d'urgences suivent les retards et fermetures des "Virginia State Offices - Richmond area".

Prendre rendez-vous

Jusqu'à 20 documents sont acceptés par rendez-vous.

En raison du nombre limité de places, nous vous demandons de limiter votre groupe à deux personnes au maximum.

Une pièce d'identité valide délivrée par le gouvernement est exigée pour tous les adultes entrant dans le bâtiment.

Nous sommes en mesure de traiter la plupart des authentifications le jour même du rendez-vous, à condition qu'elles soient correctement notariées/délivrées. Veillez à lire attentivement les conditions requises sur ce site web et à vérifier que vos documents sont corrects avant votre rendez-vous.

Si un document n'est pas correctement notarié/émis, nous ne serons pas en mesure de fournir l'authentification.

Veuillez consulter la page Types de documents pour obtenir des informations sur les documents acceptés.

Oui, les documents peuvent être envoyés par courrier à notre bureau pour traitement.

Le délai général de traitement des colis envoyés par la poste est de 7-10 jours ouvrables à compter de la date d'envoi des documents. Joignez une lettre d'accompagnement, une enveloppe de retour préadressée et prépayée pour renvoyer les documents, ainsi que les frais requis. Nous ne pouvons vérifier le statut du document qu'après 7-10 jours.

Les documents soumis sans enveloppe de retour et/ou sans affranchissement seront renvoyés par le service postal des États-Unis, sans suivi, à la personne qui a soumis les documents. 

Si l'affranchissement de retour dépasse 0 $2 de frais d'envoi, le bureau du secrétaire du Commonwealth peut contacter le demandeur pour obtenir l'affranchissement avant de renvoyer les documents.

Si vous utilisez FedEx, UPS, USPS Priority, USPS Express Mail ou tout autre transporteur de courrier suivi, veillez à conserver les informations de suivi à destination et en provenance de notre bureau afin de pouvoir suivre l'évolution des livraisons.

L'Office of the Secretary of the Commonwealth n'est pas responsable des enveloppes ou des paquets perdus lors de l'expédition à destination ou en provenance de notre bureau.

Adresse postale :

Secrétaire du Bureau du Commonwealth
Division de l'authentification
1111 East Broad Street, 1st Floor
Richmond, VA 23219

Veillez à lire attentivement les exigences figurant sur ce site web et vérifiez que vos documents sont corrects avant de les soumettre. Si un document n'est pas correctement notarié/émis, nous ne serons pas en mesure de fournir l'authentification.

Veuillez consulter la page Types de documents pour obtenir des informations sur les documents acceptés.

Notre bureau est situé dans le centre-ville de Richmond, à l'adresse suivante : 1111 East Broad Street, 1st Floor, Richmond, VA 23219, en face de l'hôpital MCV, dans le bâtiment Patrick Henry. L'entrée du public se trouve à l'arrière du bâtiment. 

Une pièce d'identité valide délivrée par le gouvernement est exigée pour tous les adultes entrant dans le bâtiment.

Veuillez noter que nous n'avons pas de parking public dans notre bâtiment. Il existe des parkings de surface et des parcs de stationnement dans un rayon de plusieurs pâtés de maisons. Veillez à prévoir suffisamment de temps pour trouver un parking et vous rendre à pied jusqu'à notre bâtiment avant l'heure de votre rendez-vous.

Toute personne peut demander une authentification. Il n'est pas nécessaire que le demandeur ait un lien de parenté avec les personnes citées dans le document.

Veuillez inclure une étiquette d'expédition prépayée et auto-adressée pour que le(s) document(s) vous soit renvoyé(s) par courrier ordinaire ou par un service de messagerie.

Le bureau du secrétaire du Commonwealth dispose d'un service de ramassage quotidien programmé pour UPS et FedEx Express. Si vous souhaitez utiliser le service "Ground Delivery" de FedEx, une fois les documents traités, nous contacterons FedEx Ground pour l'enlèvement.

Si vous utilisez FedEx, UPS, USPS Priority, USPS Express Mail ou tout autre transporteur de courrier suivi, veillez à conserver les informations de suivi à destination et en provenance de notre bureau afin de pouvoir suivre l'évolution des livraisons.

Les documents soumis sans enveloppe de retour et/ou sans affranchissement seront renvoyés par le service postal des États-Unis, sans suivi, à la personne qui a soumis les documents. 

Si l'affranchissement de retour dépasse 0 $2 de frais d'envoi, le bureau du secrétaire du Commonwealth peut contacter le demandeur pour obtenir l'affranchissement avant de renvoyer les documents.

L'Office of the Secretary of the Commonwealth n'est pas responsable des enveloppes ou des paquets perdus lors de l'expédition à destination ou en provenance de notre bureau.

Si plus de 10 jours ouvrables se sont écoulés depuis que vous avez envoyé votre document, vous pouvez contacter notre bureau pour vérifier l'état d'avancement. Veuillez indiquer le nom du demandeur (tel qu'il figure sur la lettre d'accompagnement), le pays de destination, la date d'envoi du document et les informations de suivi (le cas échéant) de votre colis. Envoyez vos demandes par courrier électronique à notary@governor.virginia.gov