Chaque notaire public de Virginie a prêté serment, notamment en s'engageant à respecter un ensemble de directives spécifiques lorsqu'il authentifie des documents. Un accusé de réception du notaire peut être rejeté pour diverses raisons, y compris, mais sans s'y limiter :

• l'absence d'un accusé de réception approprié sur chaque document présenté (la déclaration notariale doit refléter ce qui est notarié). c'est-à-dire signature(s) ou copie conforme d'un original) ;
• l'État et la ville/le comté où l'acte est exécuté ne sont pas indiqués ;
• le numéro d'enregistrement du notaire est manquant ou incorrect ;
• la date d'expiration du notaire est manquante ou incorrecte ;
• le cachet ou le sceau du notaire est absent ou incorrect ;
• le cachet du notaire ne correspond pas exactement à son nom. Vous pouvez vérifier les informations relatives à la commission de votre notaire ici Vérification de la commission du notaire
• le notaire n'a pas signé son nom sur le document notarié ;
• la date d'authentification du document date de plus de 12 mois ;
• n'est pas daté ;
• l'attestation du notaire doit être rédigée en anglais ;
• l'ensemble de l'acte notarié doit figurer sur la même page ; ou
• les éléments requis pour l'authentification doivent être énumérés dans le cadre de l'authentification et non pas simplement inclus dans le document.
• est une copie photographique d'un acte notarié.

Pour éviter tout retard de traitement, veillez à relire vos documents avant de les soumettre au bureau du secrétaire du Commonwealth afin de vérifier que toutes les informations sont exactes et présentes. 

Veuillez consulter la page Types de documents pour obtenir des informations sur les documents acceptés.

Un document de l'état civil peut être rejeté pour diverses raisons, y compris, mais sans s'y limiter :

• le document n'a pas été délivré par le Virginia Department of Vital Records au cours des 12 derniers mois. Pour obtenir un nouveau document, veuillez consulter le site web des registres d'état civil(Virginia Department of Vital Records), les contacter par téléphone à l'adresse 804-662-6200, ou vous rendre à votre DMV local ;
• le document est une copie photographique d'un acte d'état civil ;
• le document a été modifié ou altéré ;
• le document a été notarié. En vertu de la loi, un notaire de Virginie ne peut pas authentifier un acte d'état civil ;
• le document a été délivré en dehors de la Virginie ; ou
• le document a été délivré au niveau international

Veuillez consulter la page Types de documents pour obtenir des informations sur les documents acceptés.

Un document de la Cour peut être rejeté pour diverses raisons, y compris, mais sans s'y limiter, les suivantes

• Le document date de plus de 12 mois ;
• le document ne contient pas de certificat d'enregistrement officiel/de triple sceau ;
• le nom du greffier ou du greffier adjoint n'est pas lisible ;
• le document a été délivré par un tribunal extérieur à l'État ;
• le document a été délivré par un tribunal fédéral ;
• la date de délivrance du document n'est pas indiquée ; ou
• le document est une copie.

Veuillez contacter le tribunal où votre document a été délivré afin d'obtenir le document correct pour l'authentification internationale. La loi de Virginie interdit l'authentification d'un acte d'état civil (original ou copie certifiée). 

Veuillez consulter la page Types de documents pour obtenir des informations sur les documents acceptés.

Les documents délivrés par un tribunal ou par l'état civil ne peuvent pas être notariés. Il n'y a pas d'exception. Les documents doivent avoir été délivrés au cours des 12 derniers mois. 

Voici quelques exemples de ces documents :

Actes d'état civil (naissance, décès, mariage, divorce, célibat)

Les actes de mariage délivrés par un tribunal de circuit de Virginie. Les documents de la Circuit Court doivent contenir une certification d'enregistrement officiel/un triple sceau. La date doit figurer sur le document en plus de la signature et du nom imprimé du greffier (adjoint).

Documents du tribunal de circuit délivrés en Virginie (jugement de divorce, changement de nom, statut de célibataire) 

State Corporation Commission d'un autre État ou pays

Pour que votre document notarié soit authentifié, les sept éléments doivent être fournis par le notaire.

• Le nom du comté ou de la ville indépendante dans lequel le document est signé ;
• la date à laquelle le document est notarié ;
• la déclaration notariale - ce qui est notarié (c'est-à-dire une signature, une copie conforme d'un original ou un serment) ;
• la signature du notaire ;
• la date d'expiration de la commission du notaire (mois, jour, année) ;
• le numéro d'enregistrement du notaire ;
• le sceau/timbre du notaire, reproductible photographiquement, dont le nom correspond exactement à nos dossiers.

Vous pouvez vérifier le nom de votre notaire ici. Il doit correspondre exactement à nos dossiers.

Les documents rédigés dans différentes langues sont acceptés, mais l 'acte notarié doit être rédigé en anglais.

• Non, nous ne pouvons authentifier ou certifier que les certificats délivrés par le Virginia Department of Vital Records.

• Non, nous ne pouvons authentifier ou certifier que des documents signés par un notaire ou un greffier de Virginie.